Come scrivere un reclamo (seconda parte)

Suggerimenti nella redazione del reclamo

Dopo aver visto alcuni spunti introduttivi nel primo articolo, esaminiamo il contenuto del reclamo ed iniziamo a scrivere la lettera vera e propria.

Per alcuni queste precisazioni potrebbero apparire “banalità”. In realtà, dopo aver esaminato centinaio di inoltri e lettere redatte da nostri clienti, vi possiamo assicurare che ciò che per alcuni risulta scontato, non lo è per altri.

Basti pensare che ho visionato personalmente, più volte, reclami inviati senza alcuna sottoscrizione. Chiaramente la compagnia telefonica si è ben vista dal dare seguito ad un reclamo “senza firma”.

Ripercorrendo rapidamente quanto espresso in altro post della presente sezione, abbiamo:

  • Nell’intestazione metteremo i nostri riferimenti ( il mittente);
  • Poi, a destra abbiamo i vari indirizzi dei destinatari;
  • Poi l’oggetto della nostra lettera

L’oggetto della lettera di reclamo

Cosa bisogna scrivere nell’oggetto del nostro reclamo? Semplice! Una sintetica esposizione del contenuto della nostra lettera e i riferimenti necessari per individuare facilmente la “pratica” ed i soggetti coinvolti.

Se avessimo il numero del nostro reclamo, in quanto ad esempio avevamo giĂ  contattato il call-center e lo stesso ci aveva fornito tale numero, potremmo scrivere:

“Reclamo n. _______ – Richiesta risarcimento danni e indennizzi per mancata portabilitĂ ”

Non abbiamo il numero del reclamo? Nessun problema, scriveremo:

“Oggetto: Reclamo da parte del Sig. _____ contro (ad esempio Fastweb S.p.A.) – Contestazione fattura n. _____ del ______ e rimborso”

E’ evidente che non esiste una forma tassativa. In linea di massima cerchiamo di indicare sinteticamente il contenuto del reclamo e le parti in causa.

Come iniziare il reclamo?

Prima di tutto dobbiamo presentarci. La forma più in voga è il classico:

Il sottoscritto Sig. ______ nato a _____ il ____ (Codice Fiscale XXX), residente in ______ via _______

E’ opportuno inserire anche:

  • Il codice cliente, che potete trovare in una delle fatture della compagnia telefonica;
  • Oppure il numero di telefono di cui siete intestatari

Le indicazioni predette consentiranno una rapida e sicura identificazione del cliente da parte della compagnia telefonica.

Successivamente, possiamo alla ricostruzione della vicenda che ha dato origine al reclamo.

E’ importante seguire un linearità logica nell’esposizione. Sicuramente la strada preferibile è quella “cronologica”.

Pertanto procediamo a ricostruire la vicenda cronologicamente, supportando il racconto con date precise.

Nel prossimo articolo vedremo come concludere la nostra lettera di diffida.